Offres d’emploi

ASSISTANT DE DIRECTION H/F ( CONTRAT 7 MOIS VOLONTAIRE INTERNATIONAL EN ENTREPRISE

BELGIQUE

Date de publication : 22/03/2023

Missions :

Description du service
Le bureau de la Nouvelle-Aquitaine à Bruxelles a pour missions :
- De représenter la Région Nouvelle-Aquitaine auprès de l’Union européenne et de défendre les intérêts du territoire ;
- D’informer la Région et les acteurs régionaux des activités des institutions européennes ;
- De soutenir les acteurs régionaux pour accéder aux financements européens ;
- D’agir comme interface entre la Nouvelle-Aquitaine et les institutions européennes.
Contrat
La Représentation de Bruxelles recherche un(e) assistant(e) pour une durée de 7 mois, éventuellement renouvelable une fois pour une durée totale de deux ans maximum.
Description de la fonction
• Responsable administratif
➢ Gestion de la boîte mail générique du bureau et réception du téléphone
➢ Mise à jour des tableaux du rapport d’activités
➢ Tenue de l’agenda partagé
➢ Gestion administrative des locaux : contrat de bail, gestion des contrats de sous-location, gestion des contrats généraux avec les prestataires externes
➢ Gestion et commande de fournitures
➢ Gestion des commandes mensuelles de tickets restaurant
➢ Appui à la création d’ordres de mission pour les déplacements de l’équipe
➢ Appui à la gestion de la comptabilité du bureau (régie d’avances)
➢ En lien avec l’équipe, participation à la mise en forme et à l’envoi des lettres d’information mensuelles
➢ Réception, gestion et classement du courrier et des documents administratifs
➢ Gestion du courrier des associations européennes dont le siège est au bureau de la Région à Bruxelles
➢ Gestion des badges d’accès aux institutions européennes
➢ Diffusion quotidienne du bulletin d’information de l’Agence Europe à l’équipe

Responsable logistique en lien avec l’organisation d’événements et l’accueil de groupes
➢ Réservation de salles du bâtiment
➢ Gestion des listes d’invités (mise à jour, diffusion et gestion des réponses)
➢ Responsabilité de la gestion des commandes diverses pour le bureau, négociation avec les prestataires et les fournisseurs, être leur personne de contact (traiteur, boissons, sécurité, interprétariat, nettoyage, etc.)
➢ Organisation de déplacements de délégations à Bruxelles (réservations d’hôtels, de restaurants, de transports, etc.)
➢ Réservation des visites auprès des institutions européennes
➢ Accueil des visiteurs
➢ Suivi du bon déroulement des événements

CANDIDATURES A ADRESSER POUR LE 31 MARS

Profil recherché

: Savoirs ➢ Connaissances des institutions européennes et des collectivités territoriales françaises ➢ Maitrise de l’anglais et très bon niveau de français ➢ Maitrise des outils informatiques (suite Office, logiciels de retouche photo, etc.), des systèmes de visio-conférence (Teams, Zoom, etc.) et de logiciels de gestion de contenus, et d’emailing de lettres d’information, etc. ➢ Une expérience dans l’organisation d’événements serait un plus • Savoir-être ➢ Capacités de communication écrites et orales, écoute ➢ Qualités relationnelles, sens de la diplomatie : aptitude au travail en équipe et avec des acteurs/prestataires extérieurs ➢ Autonomie, adaptabilité et flexibilité ➢ Esprit d’initiative et pratique ➢ Sens du détail et consciencieux ➢ Aptitude à travailler dans un milieu multiculturel ➢ Être proactif et savoir anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent